In Zeiten der Corona-Krise arbeiten viele Menschen von zuhause aus. Doch auch vorher hat sich der Trend Richtung Home Office schon abgezeichnet. Welche Ausstattung man im Home Office braucht ist natürlich individuell und auch von Beruf und Tätigkeit abhängig. Wichtig ist für alle auf jeden Fall die Motivation.
Home Office Ausstattung: Der richtige Raum
Generell wird ein fester Arbeitsplatz für das Home Office empfohlen. Der sollte auch nur zum Arbeiten und nicht zum Schlafen, Essen oder sonstigem sein. Wer die Möglichkeit hat, für den ist ein Arbeitszimmer ideal. Ansonsten tut es auch ein Schreibtisch in einem ruhigen Raum. Am besten in einem Raum, den andere Personen im Haushalt möglichst selten benutzen. Natürlich muss aber niemand im Keller arbeiten. Schauen Sie einfach, welcher Raum sich bei Ihnen zuhause am besten eignet, um an einem Schreibtisch ungestört zu arbeiten. Das kann eine Ecke im Wohnzimmer oder Schlafzimmer sein. Es sollte auf jeden Fall versucht werden, Arbeit und Privatleben durch eine räumliche Trennung möglichst auseinanderzuhalten. Sonst ist es schwer Arbeitszeit und Freizeit zu trennen und einen klaren Feierabend zu machen. Wer im Bett arbeitet, nimmt den Arbeitsstress mit zum Schlafen – und das ist nicht so schön.
Tipp: Leben Kinder im Haushalt, lohnt es sich, wichtige Dokumente außer Reichweite aufzubewahren. Denn einen Vertrag mit bunten Kritzeleien darauf zu finden ist nicht so schön.
Home Office Ausstattung: Die richtigen Möbel
Im Büro haben viele nicht die Möglichkeit, sich selbst Möbel auszusuchen. Das sollten Sie für Ihr Home Office nutzen. Und da Sie mehrere Stunden täglich am Arbeitsplatz zuhause verbringen, lohnt es sich auch hier zu investieren. Achten Sie deshalb auf eine gute Haltung beim Sitzen. Dafür sorgt ein ergonomischer Schreibtischstuhl bzw. Bürostuhl und ein Tisch in der richtigen Höhe. Der Stuhl sollte eine Lendenentlastung haben und am besten auch bequem und verstellbar sein. Es lohnt sich auch, Ablageflächen parat zu haben, zum Beispiel eine Schublade oder ein Regal. Auch eine passend platzierte Lampe ist Pflicht: Das schont die Augen. Auch Raumtemperatur und Tageslicht können optimiert werden.
Tipp: Wer zwischendurch im Stehen arbeitet, schont seinen Rücken. Und sollte es doch zu Schmerzen kommen, haben wir hier Tipps gegen Nackenverspannungen. Sollten Verspannungen auftreten, sind diese ein Warnsignal dafür, dass Sie Ihre Haltung oder Ihr Mobiliar am Arbeitsplatz verbessern oder ändern sollten.
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Home Office: Die technische Ausstattung
Die technische Ausstattung unterscheidet sich stark, je nachdem in welcher Branche und welchem Beruf man arbeitet. Deshalb geben wir im Folgenden eine große Übersicht über relevante Hardware und Software.
Technische Ausstattung: Die Hardware
Angestellte bekommen in der Regel notwendige Technik von ihrem Arbeitgeber gestellt. Freiberufler oder Selbstständige müssen dagegen selbst Geld in die Hand nehmen. Hardware, die im Home Office wichtig sein kann (aber nicht muss) ist zum Beispiel:
- PC oder Laptop
- Externer Bildschirm
- Geschäftshandy
- Passende Ladekabel
- Maus (am besten ergonomisch)
- Tastatur (am besten ergonomisch)
- Kopfhörer oder Headset
- Drucker
- Scanner
- Faxgerät
- Festplatten
Wer in seinem Beruf viel telefoniert, für den ist ein Geschäftshandy im Home Office essentiell. Vor allem um Privates und Berufliches zu trennen. In seiner Arbeitszeit sollte man das private Mobiltelefon dann in einen anderen Raum legen, um sich nicht ablenken zu lassen.
Technische Ausstattung: Die Software
Auch hier müssen sich Angestellte in der Regel nicht selbst darum kümmern. Es gibt aber auch einige Tipps, die Sie unabhängig anwenden können. Cloud-Lösungen sind inzwischen in den meisten Unternehmen und auch in vielen privaten Haushalten gängig. So haben Sie alle wichtigen Dokumente an einem Ort und können von überall darauf zugreifen. Egal ob Sie im Büro oder zuhause sind. Auch Freiberuflern und Selbstständigen sind Cloud-Lösungen zu empfehlen. Es ist immer wichtig, seine Daten ausreichend zu sichern, sodass nichts verloren gehen kann. Für Kreative eignet sich zum Beispiel die Adobe Cloud.
Heutzutage gibt es außerdem viele Software-Lösungen für Projektmanagement, mit denen Teams von überall auf der Welt zusammen arbeiten können. Viele Programme sind kostenlos oder sehr günstig und erleichtern das Arbeiten immens. Wo früher noch stundenlang E-Mails hin und her geschrieben worden sind, können jetzt große Teams effektiv und zeitgleich an Projekten arbeiten. Tools, die das ermöglichen, sind zum Beispiel:
- Trello
- Bitrix24
- OpenProject
- Asana
- Meistertask
- GanttProject
Vielleicht nutzt Ihr Unternehmen dafür aber auch eine individuelle interne Software. Ebenso wie bei Tools für Online-Meetings. Wer nicht nur schriftlich, sondern auch per Video-Chat kommunizieren will, kann für digitale Meetings auf folgende Tools zurückgreifen:
- Skye oder Skype for Business
- Zoom
- Google Hangouts
- Microsoft Teams
Wichtig zu erwähnen ist außerdem die Internetverbindung. All die technische Ausstattung im Home Office nützt nichts, wenn Sie eine instabile oder schlechte Internetverbindung zuhause haben. Hier sollten Sie sich bei Bedarf mit Ihrem Internetprovider in Kontakt setzen und nach einer Lösung suchen. Für sein WLAN sollte man aus Datenschutzgründen außerdem eine WPA/WPA2-Verschlüsselung einrichten oder über VPN arbeiten. Besprechen Sie das am besten mit dem für IT zuständigen Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
Rechtliches zum Home Office
Auch wenn man nicht im Büro, sondern zu Hause arbeitet gilt das Arbeitsschutzgesetz. Das heißt, es müssen alle Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt und für einen sicheren und ergonomischen Arbeitsplatz gesorgt werden. Wer zu Hause aus arbeitet, bekommt zudem einen angepassten Vertrag, der regelt, wie das Arbeitszimmer und die Arbeitszeit aussehen sollen. Wichtig ist auch, zuhause den Datenschutz zu gewährleisten..
Wichtig zu wissen ist vor allem, dass man sich zuhause selbst versicherungstechnisch absichern muss. Ein Muss ist die Haftpflichtversicherung und auch eine Hausratsversicherung kann sich lohnen. Je nach Beruf können sich auch andere Versicherungen lohnen. Als Angestellter werden Beträge für Rentenkasse und Pflegekasse wie gehabt weiterhin vom Arbeitgeber direkt bezahlt. Selbstständige müssen sich hier um deutlich mehr kümmern, vor allem auch um eine Krankenversicherung. Empfehlenswert ist für diese außerdem ein Steuerberater oder eine Steuersoftware.
Recht auf Home Office vom Arbeitgeber
In Deutschland gibt es kein Recht auf Home Office. Allerdings wird es jetzt in Zeiten der Corona-Pandemie weitgehend flächendeckend in vielen Branchen eingeführt. Sind sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einig, kann man aber natürlich eine Regelung für das Arbeiten von zuhause aushandeln.
Bei der Regelung der Arbeitszeit muss sich der Arbeitgeber an das Arbeitszeitgesetz halten. Eine Vereinbarung einer Kernarbeitszeit kann aber zum Beispiel von Mitarbeitern im Home Office verlangt werden.
Der Arbeitgeber ist außerdem dazu verpflichtet, für Arbeitsschutz zu sorgen. Aus diesem Grund muss dieser in der Regel Kosten für zum Beispiel einen ergonomischen Stuhl übernehmen. Auch die technische Ausstattung muss dieser zur Verfügung stellen.
Home Office Ausstattung von der Steuer absetzen
Ein separates Zimmer für das Home Office kann von der Steuer abgesetzt werden. Der prozentuale Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohlfläche wird anteilig von der Miete genommen. Bei einer 100 Quadratmeter großen Wohnung, von der 20 Quadratmeter auf das Arbeitszimmer entfallen, können 20% der Miete von der Steuer abgesetzt werden. Sogar inklusive allen Nebenkosten. Das gilt jedoch nur, wenn es sich um einen separaten Raum handelt, der nur zum Arbeiten genutzt wird.
Alles was zum Arbeiten an Ausstattung zuhause gehört, kann man ebenfalls absetzen. Das geht bis hin zu den Lampen und Gardinen im Arbeitszimmer.
Motivation im Home Office
Die wichtigste Ausstattung im Home Office ist tatsächlich die Motivation. Gerade wer zum ersten Mal länger zuhause arbeitet, kann schnell in ein Loch fallen. Doch diese Angst vieler Unternehmen und Geschäftsführern ist meistens unbegründet. Es gibt Studien, die belegen, dass Mitarbeiter im Home Office sogar tendenziell mehr arbeiten – abends und am Wochenende. Außerdem können Mitarbeiter ihre produktiven Stunden ausnutzen. Manche Menschen stehen gerne früh auf, um alles abzuarbeiten und andere können sich nachts am besten konzentrieren.
Hier gibt es einen tollen Artikel darüber, wie man sich im Home Office motivieren kann.
Vorteile & Nachteile im Home Office
Für Arbeitnehmer und Mitarbeiter können sich im Home Office verschiedene Vorteile und Nachteile ergeben. Mit einer gelungenen Ausstattung im Home Office können Vorteile besser genutzt und Nachteile ausgeglichen oder vermieden werden.
| Vorteile | Nachteile |
| keine Fahrtzeit und Fahrtkosten | kein Kontakt mit Kollegen |
| Flexibilität und Selbstbestimmung | Trennung von Arbeitszeit und Freizeit |
| Beruf und Familie managen | Ablenkungen |
| produktive Stunden nutzen | fehlende Technik |
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Und hier gibt es noch ein paar Tipps zur Organisation im Home Office:
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